Procédure de Whistleblowing

Termes & Conditions

Le système de Whistleblowing

Le décret législatif du 10 mars 2023, no. 24 “Mise en œuvre de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union et aux dispositions concernant la protection des personnes qui signalent des violations des dispositions réglementaires nationales“, a dicté des mesures visant la “protection des personnes qui signalent des violations des dispositions réglementaires nationales ou de l’Union européenne qui affectent l’intérêt public ou l’intégrité de l’administration publique ou de l’entité privée, dont elles ont eu connaissance dans un contexte d’emploi public ou privé“.

L’objectif de la législation est de faciliter le signalement des infractions et des délits administratifs commis dans le cadre d’un emploi public ou privé, tout en garantissant la protection de l’auteur du signalement, qui ne peut faire l’objet d’aucune mesure de rétorsion directe ou indirecte à la suite de la présentation du signalement (ci-après dénommé “le signalement“).

Les entités publiques et privées, dans les conditions et selon les modalités prévues par le décret précité, sont en effet tenues de mettre en place un système prévoyant (i) la création d’un ou plusieurs canaux pour la transmission confidentielle de rapports circonstanciés concernant des violations de lois européennes ou nationales ou de dispositions internes dont le rapporteur a eu connaissance dans le cadre de son activité professionnelle ; (ii) l’interdiction d’actes de rétorsion ou de discrimination à l’encontre du rapporteur pour des raisons directement ou indirectement liées au rapport ; (iii) des sanctions disciplinaires pour ceux qui violent les mesures de protection du rapporteur et pour ceux qui font des rapports qui s’avèrent infondés avec intention de nuire ou négligence grossière.

Ce système, connu sous le nom de “système de Whistleblowing”, est régi au sein de Young Platform S.p.A. par la présente procédure (ci-après dénommée “procédure” ou également “procédure de Whistleblowing“). Dans ce contexte, le terme “dénonciateur” est défini comme la personne effectuant le signalement, qui peut être : un employé, un directeur, un consultant, un collaborateur, un indépendant, un fournisseur, un client ou un membre des organes de Young Platform S.p.A..

Le rapport peut concerner des violations des lois et réglementations nationales ou de l’Union européenne, des normes éthiques, des principes, des prescriptions et des protocoles internes de Young Platform S.p.A. (ci-après également “Young Platform” ou la “société”) dont la personne déclarante a eu connaissance dans le cadre de son travail.

La procédure de Whistleblowing de Young Platform, rédigée sur la base des dispositions en vigueur, prévoit des formes de protection et d’anonymat pour le dénonciateur, sauf dans le cas où les vérifications effectuées à la suite de la Whistleblowing conduisent à l’ouverture d’enquêtes pénales, administratives ou fiscales, ou donnent lieu à des procédures disciplinaires fondées exclusivement sur la Whistleblowing et que la connaissance de l’identité de l’auteur de la Whistleblowing est absolument indispensable à l’établissement des faits et à la défense de la personne mentionnée dans la Whistleblowing.

Les destinataires de la procédure sont tous les dénonciateurs potentiels énumérés ci-dessus.

Objet du rapport

Le rapport, comme mentionné ci-dessus, peut concerner des actions ou des omissions :

qui peuvent constituer des infractions administratives, comptables, civiles ou pénales en vertu du droit national et/ou de l’Union européenne, en particulier des actions ou des omissions :
- affectant les intérêts financiers de l’Union tels que visés à l’article 325 du CFA,
- affectant le marché intérieur, c’est-à-dire les violations des règles de l’UE en matière de concurrence et d’aides d’État, et les violations des règles relatives à l’impôt sur les sociétés, y compris les mécanismes qui vont à l’encontre de l’objet et de la finalité de ces règles ;
effectuées en violation du code d’éthique et/ou du modèle d’organisation et de gestion de Young Platform, ou d’autres dispositions internes à l’entreprise sanctionnées par un profil disciplinaire ;
susceptibles de causer un préjudice financier ou de nuire à l’image de Young Platform ;
susceptibles de nuire à la santé ou à la sécurité des employés, des collaborateurs, des consultants, des utilisateurs ou de l’environnement en général ;
porter préjudice aux utilisateurs, aux employés ou à d’autres personnes exerçant leurs activités dans les locaux de Young Platform.

Le rapport ne peut PAS traiter de griefs, de réclamations ou de demandes de nature personnelle concernant la relation de travail ou les relations avec les supérieurs et les collègues.

Contenu du rapport

Le rapport doit contenir tous les éléments utiles et nécessaires pour s’assurer de la validité des faits rapportés afin de permettre les vérifications nécessaires. Les rapports génériques et vagues qui ne permettent pas de vérifier les faits rapportés ne seront PAS considérés comme acceptables.

À cette fin, un formulaire de rapport de Whistleblowing (ci-après le “formulaire“) est disponible sur le site web de Young Platform, dans la section consacrée à la procédure de Whistleblowing, qui permet d’éviter les rapports de Whistleblowing génériques et de fournir tous les éléments nécessaires pour procéder à la vérification des faits. Après avoir été rempli, daté et signé, le formulaire peut être envoyé selon les méthodes décrites ci-dessous.

Young Platform peut également prendre en considération des rapports anonymes, après vérification de :

la gravité de la question soulevée ;
sa crédibilité ;
la probabilité que le fait soit confirmé par des sources fiables.

Destinataires du rapport – Procédure de soumission

Le rapport doit être adressé au conseil de surveillance de Young Platform et sera traité et archivé de manière à garantir sa confidentialité.

Le rapport établi en remplissant le formulaire peut être soumis de la manière suivante :

en l’envoyant à l’adresse électronique [email protected] ;
par voie postale, par lettre recommandée avec accusé de réception, adressée au Conseil de surveillance de Young Platform, au siège de la société, portant à l’extérieur la mention “Confidentiel / Whistleblowing.

L’identité du dénonciateur ne sera connue que du conseil de surveillance, qui en garantira la confidentialité (sauf dans les cas où la loi l’oblige à divulguer l’identité du dénonciateur).

Rapport sur les activités de vérification et les délais de réponse

Le Conseil de surveillance, après avoir adressé au déclarant un avis de réception du rapport dans un délai de 7 (sept) jours à compter de la date de réception, vérifie le bien-fondé du rapport par toute activité qu’il juge appropriée, y compris l’audition du déclarant et de toute personne susceptible de rapporter les faits dénoncés, dans le respect de l’impartialité et de la confidentialité. À cette fin, l’organe de surveillance maintient des contacts avec le dénonciateur, à qui il peut toujours demander, si nécessaire, des informations complémentaires.

Dans le cadre de l’activité de vérification, l’organe de surveillance peut faire appel aux structures pertinentes de l’entreprise, tout en respectant la confidentialité de l’identité du dénonciateur. Une fois la phase de vérification terminée, le conseil de surveillance doit communiquer les résultats de l’activité d’audit :

le conseil d’administration et le conseil des commissaires aux comptes, pour toute autre action qui pourrait s’avérer nécessaire pour protéger la société ;
au comité des commissaires aux comptes dans le cas où les activités rapportées concernent des membres du conseil d’administration.

L’organe de surveillance achèvera l’activité de vérification dans un délai maximum de 3 (trois) mois à compter de la date de réception du formulaire, ce délai pouvant être prolongé de 3 (trois) mois supplémentaires si la complexité de l’affaire nécessite une enquête plus approfondie. Une fois la vérification terminée, l’organe de surveillance communiquera au dénonciateur le résultat du rapport reçu.

Formes de protection des dénonciateurs

Prévu :

la protection de la confidentialité de l’identité du dénonciateur et dans les limites prévues à l’article 329 du code de procédure pénale ;
l’interdiction de toute discrimination à l’encontre du dénonciateur ;
le traitement légitime des données personnelles du déclarant, ainsi que des personnes impliquées dans les activités de déclaration et de vérification, conformément au GDPR et à la législation nationale applicable en matière de protection de la vie privée et des données ;

À l’exception de la responsabilité pour diffamation ou lorsque l’anonymat ne peut être imposé par la loi, l’identité du journaliste est protégée dans tout contexte postérieur au rapport et ne peut être divulguée sans son consentement exprimé.

Aucune mesure de rétorsion ou de discrimination, directe ou indirecte, ne peut être exercée à l’encontre du salarié rapporteur pour des raisons liées, directement ou indirectement, au rapport présenté.

Le salarié qui s’estime victime d’une discrimination pour avoir dénoncé une infraction doit fournir des informations détaillées au conseil de surveillance, qui évaluera l’existence des éléments et représentera ensuite l’incident au conseil d’administration de la société pour les enquêtes et mesures pertinentes, ou au conseil des commissaires aux comptes, si un ou plusieurs membres du conseil d’administration sont impliqués dans l’affaire.

Rapport externe à l’ANAC – Autorité nationale de lutte contre la corruption

La partie déclarante peut émettre une alerte externe si :

après avoir envoyé le rapport au conseil de surveillance de Young Platform, il n’y a pas été donné suite ;
existent des motifs raisonnables de croire que, s’il faisait un rapport interne, celui-ci ne serait pas suivi de manière efficace, c’est-à-dire que le rapport pourrait donner lieu à un risque de représailles ;
existent des raisons fondées de croire que l’infraction peut constituer un danger imminent ou évident pour l’intérêt public.

À cette fin, l’ANAC dispose d’un canal d’information externe, en mettant à disposition sur son site institutionnel, auquel il est fait expressément référence, les informations pertinentes en matière de fonctionnement et d’accès.

Responsabilités des dénonciateurs

La procédure de Whistleblowing est sans préjudice de la responsabilité pénale et disciplinaire du dénonciateur en cas de Whistleblowing calomnieuse ou diffamatoire en vertu du code pénal et de l’article 2043 du code civil.

Toute forme d’abus représentée par des rapports manifestement opportunistes et/ou rédigés dans le seul but de nuire au dénonciateur ou à d’autres personnes, ainsi que toute autre hypothèse d’utilisation abusive ou instrumentale du système de Whistleblowing couvert par la présente procédure, engage également la responsabilité des instances disciplinaires ou d’autres instances compétentes.

Dernière mise à jour : 27.03.2023