Il sistema Whistleblowing

Il Decreto Legislativo del 10 marzo 2023, n. 24 “Attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, ha dettato misure finalizzate alla “protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato”.

La normativa è  volta a favorire la segnalazione di reati e di illeciti amministrativi commessi in contesti lavorativi, sia pubblici che privati, assicurando nel contempo la protezione del segnalante, che non può essere destinatario di alcun atto ritorsivo  né diretto né indiretto, a causa dell’inoltro della segnalazione (di seguito “Segnalazione”).

Gli enti pubblici e privati, nei termini e con le modalità di cui al citato Decreto, sono tenuti in sostanza ad approntare un sistema che preveda: i) la creazione di uno o più canali per l’inoltro, in via riservata, di segnalazioni circostanziate riguardanti violazioni di normative europee o nazionali o di disposizioni interne delle quali il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito dell’attività lavorativa svolta; ii) il divieto di atti ritorsivi o discriminatori nei confronti del segnalante per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione; iii) sanzioni disciplinari per chi violi le misure di tutela del segnalante e per chi effettui con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelino infondate.

Tale sistema, detto “Sistema Whistleblowing”, è disciplinato in Young Platform S.p.A. dalla presente procedura  (di seguito  “Procedura” o anche “Procedura Whistleblowing”). In tale ambito viene definito con il termine Whistleblower” (o anche “Segnalante”) il soggetto autore della Segnalazione, soggetto che può essere : dipendente, dirigente, consulente, collaboratore, libero professionista, fornitore, cliente, o componente degli organi sociali di Young Platform S.p.A..

La Segnalazione può riguardare  violazioni di leggi e regolamenti dell’Unione Europea o nazionali, di norme etiche, principi,  prescrizioni  e protocolli interni di Young Platform S.p.A. (di seguito anche “Young Platform” o “Società”) di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo. 

La Procedura Whistleblowing di Young Platform, redatta sulla base delle disposizioni normative vigenti, prevede forme di tutela e anonimato per il Whistleblower, fatto salvo il caso in cui le verifiche condotte a seguito della Segnalazione comportino l’avvio  di indagini penali, amministrative o tributarie, oppure diano origine ad un procedimento disciplinare basato esclusivamente sulla Segnalazione  e la conoscenza dell’identità dell’autore della stessa sia assolutamente indispensabile per l’accertamento dei fatti e la difesa della persona menzionata nella Segnalazione.

Destinatari della Procedura sono tutti i soggetti potenziali Segnalanti, come sopra elencati.

Oggetto della Segnalazione

La Segnalazione, come sopra accennato, può riguardare azioni od omissioni:

• che possano costituire illeciti amministrativi, contabili, civili o penali ai sensi della normativa nazionale e/o dell’Unione Europea, in particolare le azioni od omissioni: 
  • che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del TUF,
  • che riguardano il mercato interno, i.e, violazioni di norme dell’Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, e quelle di norme in materia di imposta sulle società, compresi i meccanismi che vanifichino l’oggetto e la finalità della normativa stessa;
• poste in essere in violazione del Codice Etico e/o del Modello di Organizzazione e Gestione di Young Platform, o di altre disposizioni aziendali interne sanzionabili sotto il profilo disciplinare;
• suscettibili di arrecare un danno patrimoniale o di arrecare pregiudizio all’immagine di Young Platform;
• suscettibili di arrecare danno alla salute o sicurezza dei dipendenti, collaboratori, consulenti, utenti o all’ambiente in generale;
• arrecare pregiudizio agli utenti o ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso i locali di Young Platform.

La Segnalazione NON può avere ad oggetto doglianze, rivendicazioni o istanze di carattere personale che riguardano il rapporto di lavoro o i rapporti con superiori e colleghi.

Contenuto della Segnalazione

La Segnalazione deve contenere tutti gli elementi utili e necessari ad accertare la fondatezza dei fatti esposti onde consentire le necessarie verifiche. NON saranno considerate accettabili Segnalazioni generiche e vaghe che non permettano di procedere all’accertamento dei fatti segnalati.

A  tal fine è reso disponibile sul sito web di Young Platform, nella sezione dedicata alla Procedura Whistleblowing, il MODULO SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING (di seguito “Modulo”), utile per evitare Segnalazioni generiche e fornire tutti gli elementi necessari per procedere alla verifica dei fatti. Il Modulo, dopo la  relativa compilazione, l’apposizione della data e della firma, potrà essere inviato tramite le modalità di seguito descritte.

Young Platform potrà prendere in considerazione anche Segnalazioni anonime, dopo aver verificato:

• la serietà della questione sollevata;
• la sua credibilità;
• la probabilità che il fatto sia confermato da fonti attendibili.

Destinatari della Segnalazione – Modalità di invio

La Segnalazione deve essere indirizzata all’Organismo di Vigilanza di Young Platform e sarà gestita e archiviata in modo da assicurarne la riservatezza.

La Segnalazione effettuata tramite la compilazione del Modulo può essere inoltrata con le seguenti modalità:

• mediante invio all’indirizzo di posta elettronica [email protected];
• a mezzo del servizio postale tramite lettera raccomandata A/R, indirizzata all’Organismo di Vigilanza di Young Platform, presso la sede legale della Società, recante all’esterno la dicitura “Riservata/Whistleblowing”.

L’identità del Whistleblower sarà conosciuta solo dall’Organismo di Vigilanza che ne garantirà la riservatezza (fatti salvi i casi in cui sia obbligatorio per legge rendere nota l’identità del Segnalante).

Attività di verifica della Segnalazione e tempi di risposta

L’Organismo di Vigilanza, dopo aver rilasciato al Segnalante avviso di ricevimento della Segnalazione entro 7 (sette) giorni dalla data di ricezione, verifica la fondatezza della Segnalazione attraverso qualsiasi attività ritenuta opportuna, compresa l’audizione del Segnalante e di eventuali soggetti che possano riferire sui fatti segnalati, nel rispetto di imparzialità e riservatezza. A tal fine, l’Organismo di Vigilanza manterrà le interlocuzioni con il Segnalante, al quale potrà sempre richiedere, se necessario, ulteriori integrazioni.

Nell’attività di verifica l’Organismo di Vigilanza può avvalersi delle strutture aziendali competenti, sempre nel rispetto della riservatezza sull’identità del Segnalante. Terminata la fase di verifica l’Organismo di Vigilanza dovrà comunicare l’esito dell’attività di audit:

• al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale, per le ulteriori, eventuali azioni che si rendessero necessarie a tutela della Società;
• al Collegio Sindacale nel caso in cui le attività oggetto della segnalazione riguardino i componenti del Consiglio di Amministrazione.

L’Organismo di Vigilanza terminerà l’attività di verifica in un termine massimo di 3 (tre) mesi dalla data in cui il Modulo è stato ricevuto, eventualmente prorogabile di ulteriori 3 (tre) mesi qualora la complessità del caso richiedesse indagini suppletive. Al termine della verifica, l’Organismo di Vigilanza comunicherà l’esito della segnalazione ricevuta al Whistleblower.

Forme di tutela del Whistleblower

Posto che sono previsti:

• la tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 del Codice di procedura penale;
• il divieto di discriminazione nei confronti del Segnalante;
• il legittimo trattamento dei dati personali del Segnalante, nonché dei soggetti coinvolti nella Segnalazione e nelle attività di verifica, nel rispetto del GDPR e della normativa nazionale vigente in materia privacy e protezione dei dati;

ad eccezione dei casi in cui siano ravvisabili responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione ovvero l’anonimato non sia opponibile per legge, l’identità del Segnalante viene protetta in ogni contesto successivo alla Segnalazione e non può essere rivelata senza suo espresso consenso.

Nei confronti del dipendente segnalante non può essere attuata alcuna ritorsione o discriminazione, diretta od indiretta, per motivi connessi, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione inviata.

Il dipendente che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver segnalato un illecito deve darne notizia circostanziata all’Organismo di Vigilanza il quale valuterà la sussistenza degli elementi per poi, a sua volta, rappresentare l’accaduto al Consiglio di Amministrazione della Società per gli accertamenti e i provvedimenti di competenza, oppure al Collegio Sindacale, nel caso in cui uno o più membri del Consiglio di Amministrazione siano coinvolti nella vicenda.

Segnalazione esterna all’ANAC – Autorità Nazionale Anticorruzione 

Il Segnalante può effettuare una segnalazione esterna se:

• dopo aver inviato la Segnalazione  all’Organismo di Vigilanza di Young Platform, la stessa non ha avuto seguito;
• ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non verrebbe dato efficace seguito, ovvero che la Segnalazione potrebbe determinare il rischio di ritorsione;
• ha fondato motivo  di  ritenere  che  la violazione possa costituire un pericolo imminente  o  palese  per  il pubblico interesse.

A tal fine l’ANAC garantisce un canale di segnalazione esterna, rendendo disponibili sul proprio sito istituzionale, a cui si fa espresso rimando, le relative informazioni di funzionamento e accesso.   

Responsabilità del Whistleblower

La Procedura Whistleblowing lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del Segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del Codice Penale e dell’art. 2043 del Codice Civile.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare o nelle altre sedi competenti, eventuali forme di abuso rappresentate da Segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o compiute al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o strumentale del Sistema Whistleblowing  oggetto della presente Procedura.

Ultimo aggiornamento: 27.03.2023